El truco del millón es automatizar procesos

Recuerdo haber leído hace muchos años sobre Steve Jobs y su uniforme. Seguramente ya sabes de qué estoy hablando: el suéter negro de mangas largas y cuello tortuga, el pantalón de denim y los zapatos deportivos. Cientos de personas en internet han escrito artículos cliché sobre la sabiduría de Jobs y este asunto de la vestimenta. El tema es que él una vez dijo que se vestía igual todos los días porque procuraba no tomar demasiadas decisiones durante el día para evitar la fatiga decisional.

Si quieres saber más sobre la anécdota o sobre la fatiga decisional, busca en Google.

Yo no vengo a contarte por millonésima vez que Jobs tenía mucha razón en esto de abandonar la toma de decisiones pequeñas para enfocarse en las grandes, sino a decirte cómo es que tienes que hacerlo.

Y para eso hay dos palabras mágicas: automatizar procesos.

Todos tenemos procesos en nuestro día a día, pero no solemos estar muy conscientes de esto. La forma en la que tú manejas los mensajes que te llegan al Whatsapp o las redes sociales, la manera en la que haces las compras de comida y artículos de limpieza para el hogar, tus planes para el fin de semana, tu gestión de proyectos y de emails… todo eso implica un proceso.

Te despiertas, abres el Whatsapp, lees los mensajes, te cepillas los dientes, te duchas, y luego respondes.

Mientras estás esperando que el desayuno esté listo, revisas tus menciones en Twitter. Contestas solo las que te causan gracia. Luego te vas a Instagram y empiezas a dar double tap en tu feed. Revisas cuántas vistas tiene tu historia.

Antes de ir a hacer compras revisas la despensa y la nevera, y anotas lo que falta en una lista.

Abres primero el correo electrónico, contestas los pendientes. Luego abres Slack y empiezas a contestar en las conversaciones. Dejas Idonethis para lo último.

¿Vas entendiendo?

Todo lo que tú haces en tu día a día implica un proceso, y para cada uno de esos procesos ya tú tienes una suerte de guión predeterminado a partir del cual te conduces.

El trabajo, evidentemente, no es la excepción. Quienes trabajamos con varios proyectos al mismo tiempo hemos encontrado que el verdadero tesoro al final del arcoiris es el tiempo.

Así que manos a la obra.

Yo soy una purista de la automatización, así que para mí nada tiene más importancia que tener un lugar donde anotar todo lo que debo hacer durante el día, la semana y el mes. Así que eso es lo primero que vas a hacer: buscar una agenda de papel donde registrar tus tareas. Si no quieres una agenda 2017 (ya nos quedan apenas tres meses de año) busca un cuaderno donde puedas anotar los pendientes semanales y diarios.

Lo siguiente será identificar cuántas de esas tareas tienen elementos que se pueden automatizar. Respuestas a correos electrónicos, guiones de venta, pasos para una transacción, input de datos, etc.

Una vez que identificaste estas tareas repetitivas, automatiza esas tareas. Quizás puedas hacer plantillas para contestar correos electrónicos. Quizás trabajes con ventas y tienes guiones de venta que perfectamente puedes vaciar en un documento de Word. Si lo tuyo son las cifras o los procesos lineales, quizás haya tareas que puedas automatizar en una hoja de cálculo, o en tablas dinámicas.

Pero, a todas estas, ¿por qué debes automatizar?

En primer lugar, automatizar procesos evita la fatiga decisional que te comenté al principio. Jobs ya tenía un clóset automatizado con los suéteres y pantalones que usaría todos los días. Como no decidía cosas pequeñas, no llegaba a las reuniones de las decisiones grandes cansado de decidir.

Punto para la automatización.

Pero tú no eres Jobs. Yo no lo soy. Da igual si estamos cansados o no de decidir porque no hay un imperio a nuestros pies. Pero sí tenemos veinticuatro horas en el día y, cuando menos, una tercera parte debemos invertirla en generar dinero.

Dependiendo de la naturaleza de tu trabajo, que en este punto asumo que no es de relación de dependencia porque sino no estuvieses aquí, la mala gestión del tiempo es el principal obstáculo para tu escalabilidad.

Yo recuerdo haber reconocido que toqué techo cuando me percaté de que todas las horas de mi jornada laboral estaban copadas de trabajo, lo que significaba que no podía aceptar más clientes ni más proyectos. Si yo quería ganar más dinero con mi trabajo (escalar) sólo había dos cosas por hacer: aumentar precios (que lo hice) y optimizar mis procesos para tener más tiempo disponible (que lo hice también).

De manera que automatizar mis procesos (hacer guiones de ventas para mis clientes a partir de plantillas, redactar mis propias plantillas para vender cursos y correos, pasar horas aprendiendo tutoriales de Excel para dejar de ser una chimpancé y empezar a usar el recurso como debe ser) me permitió no sólo ganar más, sino ser más productiva.

Supongo que este año ha sido mi año del orden y la automatización, porque eso es todo lo que se respira ahora que entras aquí en mi sitio.

Y como a mí me encanta compartir…

 

***

 

NOTA AL PIE: El viernes pasado se cumplieron tres meses de una entrevista que nunca compartí aquí en el blog. César Miguel Rondón me cedió un espacio en su programa de todas las mañanas, y en él conversé con Luis Carlos Díaz sobre el freelancing como solución a la crisis, así como de mi libro y de mi trabajo como redactora. Para escucharla VISITA ESTE ENLACE.

Si aún no me sigues en Instagram (cosa que me parece muy mal) te comparto mi cuenta: @101anapatricia — subo contenido casi todos los días y tengo un plan de publicaciones para este mes que estará genial. ¡Te espero!

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